Comment optimiser son organisation ?
La qualité de l’organisation au sein de l’entreprise permet d’améliorer l’efficacité des différents services et d’assurer une cohérence globale. Tout au long de la chaîne de valeur, une bonne organisation contribue à optimiser la rentabilité de l’entreprise en améliorant les processus et le fonctionnement interne et en mobilisant les équipes qui focalisent leur énergie à atteindre les objectifs fixés. Le succès d’une bonne organisation tient d’abord à un fonctionnement défini, à un bon encadrement et des personnes relais dans l'entreprise et à une certaine souplesse.
Différentes méthodes peuvent être mises en place pour permettre aux salariés de travailler ensemble en fonction des objectifs fixés. Grâce disponible sur internet, devenir un as de l’organisation est très facile. Cependant, il faut faire attention à ne pas s’éparpiller et éviter de perdre son temps en ne perdant pas de vue le plus important : s’organiser.
L’agenda, un outil indispensable pour l’organisation
L’agenda est un outil indispensable à tout système d’organisation personnelle et professionnelle, particulièrement aujourd'hui, où l’environnement professionnel a de plus en plus recours au travail collaboratif (réunion, brainstorming, partage de documents, séminaire...). Le travail repose de nos jours sur l’optimisation des moyens de communication afin de ne rien manquer et de gagner un temps précieux. Il existe divers agendas gratuits en ligne, telle que Doodle. Ce planning professionnel permet d’échanger et de s’organiser avec simplicité. De plus, les agendas en ligne offrent la possibilité de créer un nombre illimité d’événements et de fusionner l’ensemble de vos calendriers. C’est une solution idéale pour avoir une vue d’ensemble de ses réunions et rendez-vous hebdomadaires, par exemple.
Le calendrier éditorial.
En matière de calendrier éditorial, Trello reste le best-seller. Très prisé des community managers, cet outil se présente comme un tableau de planification. Intuitif. Il intègre une interface qui simplifie la vie au travail. Il permet d’organiser sa stratégie de contenu et d’assigner le travail à un ou plusieurs membres de l’équipe. Cette application revendique 77 millions d'utilisateurs depuis sa création en 2011. Elle permet également d’avoir une vision globale de l’entreprise et de faciliter l’organisation des projets en cours et des priorités de chacun.
Des outils de veille
La veille répond à plusieurs objectifs. Elle permet d’anticiper les évolutions, de surveiller son environnement, d’en détecter les menaces et les opportunités, d’être au fait des tendances de son milieu et de surveiller sa « e-réputation ». Une veille, idéalement quotidienne, comporte plusieurs avantages. On reste informé en temps réel, il y a moins d’information à digérer chaque jour et cela devient une habitude durable au fil du temps qui s’intègre parfaitement à l’organisation.
Il existe plusieurs outils pour gérer sa veille. Des outils classiques, comme la surveillance des communications des concurrents, la lecture des magazines spécialisés et les sites web de référence du domaine surveillé. Certains outils permettent d’automatiser cette veille et de gagner en efficacité. Les réseaux sociaux par exemple, permettent de « suivre » les concurrents, de rejoindre des groupes partageant vos centres d’intérêt, des groupes de consommateurs et les influenceurs importants sur le marché. Les lecteurs de flux RSS, tels que Netvibes et Feedly permettent d’être alertés sur les dernières publications de sites et pages web.
Les espaces de stockage et de partage des documents
Lorsque plusieurs personnes doivent travailler sur un même document en même temps, Google Document est un allié de choix. Il optimise la collaboration grâce à plusieurs fonctionnalités. L’utilisateur peut créer des documents en ligne avec les fonctionnalités des logiciels Word, Excel et PowerPoint. Il est également possible d’importer des fichiers de son ordinateur sur l’espace Document/Drive et inversement, de partager toutes sortes de documents, de contrôler les accès aux documents. Pour finir, le principal atout de Google Documents est l’accès depuis n’importe quel ordinateur, c’est donc idéal pour le télétravail.
La crise sanitaire et le télétravail.
Selon Dares analyses, il y aurait 1,8 million de télétravailleurs en France, soit 7 % des salariés. Le télétravail s’impose comme une nouvelle forme d’organisation. De plus en plus d'employés savent organiser leur temps de travail dans le respect des règles établies par l’employeur. Cela a l’avantage de permettre de gagner du temps sur les déplacements et de travailler dans un environnement familier, confortable et calme. Le télétravail est idéal dans les périodes nécessitant un fort besoin de concentration, surtout pour les personnes évoluant généralement en open space. Mais il implique une grande rigueur et une grande autonomie. Le télétravail est plus ou moins adapté, selon les métiers. Tout ce qui a trait à la création sur des logiciels informatiques tels que le design graphique, la rédaction, un grand nombre de métiers et prestations dites intellectuelles (communication, études, conseil…) ou ceux ayant recours à des services et des interventions à distance (télémédecine, télé-assistance, téléopération…) En revanche, on n’a pas encore inventé le poste à soudure à distance … ni la coupe de cheveux.
À noter que le télétravail ne veut pas dire être coupé du monde. Il faut garder le contact avec les collaborateurs, pour les tenir informés d’une part et être soi-même à niveau, mais également pour continuer d’échanger et de maintenir le lien social. Mais Internet a permis de développer le travail à distance, notamment grâce aux outils collaboratifs que nous venons d’évoquer.
Voici quelques-uns des outils que nous utilisons à l’agence :
- Slack : c’est une messagerie instantanée dédiée aux entreprises. Très pratique, elle permet de collaborer sur une même plateforme et de créer des espaces dédiés selon les projets et/ou les équipes.
- Trello : il s’agit d’un outil collaboratif de gestion de projet. Il permet de travailler sous forme de « tableaux », ce qui imite le concept du kanban. Il est possible d’y placer des listes, des commentaires et de suivre l’avancement d’un projet.
- La G Suite : ce sont les outils de Google qui permettent à plusieurs collaborateurs de travailler en direct sur un même document ou encore de s’échanger des documents via le drive. Ces solutions ont l’avantage d’être gratuites (ou freemium) pour la plupart, alors profitez-en sans modération.
Nous avons aussi des outils de prise en main à distance de nos ordinateurs, PC ou MAC ou d’accès à nos unités de stockage (Nass).
Et vous comment faites-vous ?
Sources :
Le Blog Du Dirigeant.
Dares analyses.
Doodle.
Junto.
Utlra bon plan.