Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?
Un cahier des charges est un document qui répertorie toutes les attentes et exigences du prospect concernant son futur site internet lors de sa recherche de prestataire. Il peut contenir différents éléments tels que l’arborescence souhaitée, la charte graphique à appliquer etc. Ce document est plus ou moins exhaustif selon les projets et peut servir d’élément contractuel. Parfois, le cahier des charges est rédigé à quatre mains, fruit d’une collaboration entre le client et le prestataire, pour mieux cadrer la prestation.
Que mettre dans un cahier des charges ?
Le cahier des charges n’est pas un document inhérent à un seul domaine, la liste ci-dessous s’applique donc principalement à la création de site internet, tout en ayant une trame assez générale.
I – Votre entreprise.
I.1 – Qui êtes-vous ?
Il est toujours bon de se présenter en premier lieu pour qu’on puisse dès le début se familiariser avec votre métier, votre domaine d’expertise et vos potentiels clients. Cette présentation va permettre au prestataire qui vous lit d’apprendre à vous connaître et d’anticiper vos besoins. Vous pouvez y indiquer votre activité, vos produits et services, la taille de votre entreprise, sur quel secteur vous évoluez et vos clients types (sans rentrer dans les détails, on y reviendra un peu plus tard).
I.2 – Quelle est l’objectif de votre site internet ?
Que souhaitez-vous obtenir avec votre site internet ? S’agit-il d’un site e-commerce sur lequel vous vendez vos produits ? Ou bien d’un site vitrine mettant en avant vos valeurs ? Préférez-vous un contact direct par téléphone ou bien une demande de devis par mail ?
Ces questions permettront de définir l'orientation du site et détermineront un « taux de conversion ».
I.3 – Quelle est votre cible ?
Nous avions déjà rédigé un article sur les personas, ces « portraits-robots » qui humanisent vos publics cibles pour mieux cerner vos besoins. Si l’exercice vous semble un peu trop fastidieux, inspirez-vous en pour écrire quelques lignes sur votre cible, ses besoins et la manière dont elle interagit avec vous. Quel est le déroulement fréquent d’une transaction, de la prise de contact à la signature d’un contrat ? En quoi le site internet peut être un facilitateur ? Vos clients sont-ils à l’aise avec l’usage des technologies ? Tant de questions qui pourront orienter votre site internet dans la bonne direction, afin qu’il soit ergonomique et inclusif.
II – Le projet
II.1 – L’aspect technique
Cela regroupe tout ce qui concerne les spécificités un peu plus techniques, qui sont à connaître en amont (hébergement, CMS, nom de domaine etc…) : S’agit-il d’une création de site, ou d’une refonte ? Possédez-vous le nom de domaine et l’hébergement ? Avez-vous une préférence pour un CMS en particulier (Wordpress par exemple) etc. Voulez-vous que votre site internet soit disponible en plusieurs langues ?
II.2 – L’arborescence
Comment va s’articuler votre site internet ? C’est dans ce chapitre qu’on détermine les pages à créer, leur contenu et la navigation. En gros : que va-t-on trouver dans le menu principal de votre site internet ? Ayez-une idée directrice par page et soignez le contenu. Cela facilitera le SEO plus tard et améliorera l’expérience utilisateur de votre site.
II.3 – Le design
Si vous possédez une charte graphique associée à votre logo, c’est ici qu’il faudra la présenter. Vous pouvez y mettre quelques wireframes et esquisses de maquettes afin de donner une orientation (si vous savez, vraiment, vraiment ce que vous voulez) mais il vaut mieux laissez la main aux prestataires dont c’est le métier. Si vous n’avez pas de charte ou si vous souhaitez une orientation différente, glissez quelques références que vous avez pu trouver durant votre benchmark (pinterest, behance ou les sites de vos concurrents).
II.4 – Les fonctionnalités spécifiques
Intégration d’un agenda d’évènements, calendrier de prise de rendez-vous en ligne, chatbot, intranet, partage de fichiers etc. Si vous avez des fonctionnalités qui nécessitent l’ajout de plug-in ou un développement spécifique, précisez tout cela ici et expliquez clairement ce que vous souhaitez. Si vous voulez insérer un agenda, voulez-vous plutôt une liste d’évènements détaillés ou un calendrier classique ? Tout ce qui va au-delà du site vitrine doit être ajouté au cahier des charges si vous voulez avoir une proposition budgétaire cohérente.
III – L’après
III.1 – L’administration et la maintenance
Souhaitez-vous pouvoir rajouter des contenus, des actualités, voire, de nouvelles pages ? Voulez-vous garder la main sur les mises à jour ou préférez-vous que votre prestataire s’en charge (moyennant un coût, cela va de soi). Une formation sur l’utilisation du site est généralement incluse à la livraison de celui-ci.
Terminez par un contact pour les questions (un peu à la manière d’un communiqué de presse) et un calendrier idéal pour la livraison du site web.
Quel est l’intérêt d’avoir un cahier des charges précis ?
- C’est plus facile de vous faire une réponse budgétée avec précision, ce qui facilite la mise en concurrence des agences (comparez ce qui est comparable).
- Il vous permet, durant l’élaboration, de déterminer vos besoins en révélant parfois des attentes insoupçonnées au départ. Vosu y verrez plus clair.
- Ce document unique répertorie toutes les informations utiles et fait office d'accord ou de contrat entre les parties.
N’hésitez-pas à interroger vos collaborateurs et à recueillir les feedbacks de vos clients en amont. C’est très utile et cela évite de rester tout seul sur sa copie : c’est comme ça qu’on passe à côté de quelque chose. Enfin, intégrez dans le cahier des charges les rôles de chacun : vous vous engagez à fournir textes, photos, identifiants et le prestataire s’engage, lui, à vous accompagner et à vous fournir un travail de qualité. Une fois le cahier des charges terminé, faites-le relire par les parties-prenantes et corrigez-le si besoin.
Il ne vous reste plus qu'à le soumettre et sélectionner l'offre qui vous correspond le mieux.
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Sources :
https://www.anthedesign.fr/creation-de-sites-internet/cahier-des-charges-site-internet/
https://www.imagescreations.fr/cahier-des-charges-site-internet/